[AI613-Case] Dollar General Uses Integrated Software

1.Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for company. Be specific.

    A: ก่อนที่ Dollar General จะมีการนำ Software มาใช้นั้น ในแต่ละฝ่ายมีปัญหามากมาย ดังนี้

        1. การขยายสาขาในแต่ละพื้นที่ ทำให้เกิดปัญหาในเรื่องของภาษีที่จะเกิดขึ้น เพราะในแต่ละพื้นที่มีกฎหมายภาษีไม่เหมือนกัน ซึ่งต้องคอยติดตามอย่างใกล้ชิด 

        2. ในด้านการจัดการเป็นไปได้ยาก เพราะข้อมูลที่ได้ช้า ทำให้การยากต่อการดำเนินงานให้องค์กรเจริญเติบโต

        3. แผนกบัญชีมีการจัดการเรื่องของคำสั่งซื้อ (purchasing orders), ใบเสนอราคา(invoice), ใบเสร็จรับเงิน (bill) ก่อนที่จะมีการจ่ายจริง

        4. แผนก IT มีปัญหาเรื่องของการทำรายงานที่มีปริมาณมาก ทั้งหัวข้อและปริมาณข้อมูล

2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion,was it necessary to install it?

    A: เนื่องจากก่อนหน้าที่จะมี Software นั้น Dollar General มีปัญหาต่างๆมากมาย ดังที่กล่าวมาแล้วในข้อแรก และการขยายสาขาอย่างรวดเร็ว ซึ่งปัญหาเหล่านี้ส่งผลให้การดำเนินงานขององค์กรช้า มีโอกาสเกิดความผิดพลาดได้ง่าย การบันทึกและเรียกดูข้อมูลทำได้ยาก กลายเป็นข้อเสียเปรียบในการแข่งขัน (competitive disadvantage) นอกจากนี้ IT ยังสามารถช่วยให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ถึงแม้ว่าจะต้องเสียค่าใช้จ่ายในการนำ IT มาใช้ในองค์กร แต่ก็คุ้มค่าต่อการลงทุน

3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.

    A: Smart Notification เป็น Software ที่ช่วยในการจัดการข้อมูล ทั้งการควบคุมแหล่งที่มาข้อมูล คัดกรองเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น วิเคราะห์ข้อมูล การนำเสนอข้อมูลที่สำคัญ และง่ายต่อการเข้าใจ รวมทั้งเสนอข้อมูลได้ถูกต้องในเวลาที่ถูกต้อง ซึ่งข้าพเจ้าเห็นว่า Dollar General ควรนำระบบนี้มาใช้ เพราะด้วยขนาดบริษัทที่ใหญ่ และมีจำนวนสาขามาก ซึ่งมีข้อมูลมหาศาล แต่ระบบนี้จะช่วยประหยัดเวลาในการบันทึกข้อมูล คัดกรองข้อมูล  ดึงข้อมูล และวิเคราะห์ข้อมูล และช่วยให้สามารถทำการตัดสินใจได้ดี และรวดเร็วยิ่งขึ้น

Source: http://www.lawson.com/www/Resource.nsf/pub/SEPM-SS971.pdf/$FILE/SEPM-SS971.pdf

4. Another new Product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or Why not?

    A: Services Automation เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการงาน แหล่งทรัพยากร เวลา ค่าใช้จ่าย และการเงิน จากโอกาสในการขายที่ช่วยเพิ่มยอดรายได้ โดย Services Automation มีส่วนประกอบที่สำคัญคือ Opportunity management ช่วยในการจัดการการดำเนินงาน ตรวจสอบรายได้ และวิเคราะห์ถึงความสามารถ, Project Management ช่วยวิเคราะห์กลยุทธ์ในการลงทุนและโอกาส และ Resource Management ช่วยในการวิเคราห์ปริมาณของแหล่งทรัพยากร และความสามารถในการผลิต

        จากความสามารถของ Services Automation ที่กล่าวมานี้ ข้าพเจ้าเห็นว่า Dollar General ควรนำ Services Automationมาใช้ในองค์กร เพราะ ด้วยขนาดและสาขาที่มีมาก ซึ่งหมายถึงข้อมูลที่มีมหาศาล รวมทั้ง ในสภาพอุตสาหกรรมที่ต้องการความรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ เพื่อสร้างความได้เปรียบเชิงแข่งขัน (competitive advantage) ระบบนี้ทำให้นำข้อมูลที่มีมาวิเคราะห์และจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยในการประหยัดเวลาในการวิเคราะห์ข้อมูล และการตัดสินใจ

Source: http://www.lawson.com/wcw.nsf/pub/ses_ED9066

น.ส. รชยา สุธีเชษฐ 5302110092

[AI613-Weekly Journal] Week 3: Transaction Processing System

Week 3: November 22, 2010

้

         Transaction Processing System (TPS) หรือ ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง เป็นระบบที่ใช้กับ Transaction ซ้ำๆทุกวัน เป็นระบบที่สำคัญที่สุดของระบบสารสนเทศขององค์กร เพราะเป็นระบบที่บันทึกข้อมูลที่เกิดขึ้นทุกอย่างภายในองค์กร หากข้อมูลในระบบนี้เกิดความผิดพลาด หรือเสียหาย ก็ส่งผลต่อระบบประมวลผลในระบบสารสนเทศอื่นได้ข้อมูลที่ผิดพลาดต่อไป

ลักษณะที่สำคัญของ TPS

         1. Reliability ข้อมูลที่ได้ต้องมีความน่าเชื่อถือ ทุกข้อมูลได้มีการบันทึกไว้อย่างถูกต้องครบถ้วน และระบบดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่อง

         2. Standardization ข้อมูลที่ได้มีความเป็นมาตรฐาน ในการบันทึกมีการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะทำการบันทึก เช่น รหัสสินค้าใส่ได้เฉพาะตัวเลขตามจำนวนหลักที่ให้เท่านั้น

         3. Controlled Access มีการจำกัดการเข้าถึงข้อมูล สามารถให้เฉพาะผู้ที่ต้องการใช้ข้อมูลนั้นๆ สามารถเข้าไปดูหรือแก้ไขได้

คุณสมบัติของ TPS

     - มีการประมวลผลข้อมูลเป็นจำนวนมาก

     - แหล่งข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในองค์กร 

     - มีการประมวลผลอย่างเป็นประจำ

     - สามารถเก็บข้อมูลได้จำนวนมาก

     - มีความซับซ้อนในการคำนวณน้อย แต่ผลที่ประมวลควรมีความน่าเชื่อถือสูง

     - มีการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

     - ข้อมูลที่บักทึกและผลที่ประมวลออกมาควรมีโครงสร้างที่ชัดเจน

วงจรการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง

Data Entry

         ขึ้นตอนแรกของวงจรนี้คือ การใส่ข้อมูลลงในระบบ

Transaction Processing

         คือการประมวลผลข้อมูล มี 2 รูปแบบคือ

     - Real-time เป็นการประมวลผลทันทีที่เกิดรายการ (Online)

       ข้อดี: ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบัน เหมาะกับความต้องการแบบทันที สามารถแชร์ข้อมูลได้ทั่วองค์กร

     - Batch เป็นการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นและนำไปประมวลผลพร้อมกันในภายหลัง

       ข้อดี: ประหยัดต้นทุนระบบ ระบบไม่ต้องทำงานตลอดเวลา

Database Updating

         การบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล และการจัดการฐานข้อมูล ซึ่งต้องคำนึงถึงความถูกต้องและความเป็นปัจจุบันของข้อมูล

Document and Report Generation

         การออกรายงานและเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น Invoice สำหรับรายงานที่ได้ไม่ควรรายงานข้อมูลที่มีการวิเคราะห์แล้ว รายงานที่ได้ควรเป็นข้อมูลธรรมดา รายงานสถานะที่เกิดขึ้นอยู่ 

Inquiry Processing

         การรับคำร้องสอบถามข้อมูล เป็นระบบที่ผู้ใช้สามารถถามระบบผ่านอินเตอร์เน็ท อินทราเน็ท ตลอดทั้งระบบจัดการฐานข้อมูล โดยนำเสนอในรูปแบบเอกสารพิมพ์ หรือทางหน้าจอ เช่น การร้องขอตรวจสอบยอดคงค้างในบัญชีลูกค้า

วัตถุประสงค์

     - เพื่อตอบคำถามที่เกิิดขึ้นประจำวัน

     - เพื่อติดตามรายการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในองค์กร

     - เพื่อผลิตและเตรียมข้อมูลเพื่อระบบสารสนเทศอื่น

น.ส. รชยา สุธีเชษฐ 5302110092

[AI613-Case] Building an E-Business at Fedex Coporation

1. Identify the network cited in this case
    A: มีทั้งหมด 4 อย่างคือ
        1. Virtual private network(VPN) เป็นเทคโนโลยีที่เชื่อมเครือข่ายกันระหว่างภายในและัภายนอกองค์กร โดยมี Internet เป็นตัวเชื่อม และมีระบบรหัสเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลออกไป เพื่อให้การติดต่อกันมีความคล่องตัว
        2. Internet 
        3. Leased-line คือ บริการเส้นทางการสื่อสารส่วนบุคคลแบบดิจิตอล ที่เชื่อมโยงการรับส่งข้อมูล ภาพ และเสียง ด้วยการใช้โครงข่ายใยแก้ว นำแสงดิจิตอล ในอัตราความเร็วคงที่
         4. Value-added network (VAN) เป็นเครือข่ายกึ่งสาธารณะซึ่งให้บริการเพิ่มขึ้นจากการติดต่อสื่อสารปกติผู้ ให้บริการสื่อสาร (Communication service provider) เป็นเจ้าของ VAN อย่างไรก็ตาม VAN เร็วกว่าเครือข่ายสาธารณะและมีความปลอดภัยมากกว่า เครือข่ายสาธารณะ 



2. How does IT improve the performance of Fedex?
    A: ผลจาก Fedex นำ IT มาใช้ในการทำงานนั้น มีดังนี้
        1. ทำให้การดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพราะ IT ช่วยทำให้ข้อมูลที่ไหลเข้ามาและออกไปนั้นมีความรวดเร็ว และแม่นยำ
        2.สร้างความพึงพอให้กับลูกค้า ด้วยการบริการที่มีความหลากหลาย ความรวดเร็ว แม่นยำ ราคาสามารถรับได้ ทำให้ลูกค้าพึงพอใจกับบริการ และใช้บริการของ Fedex มากยิ่งขึ้น
        3. สร้างความได้เปรียบเชิงแข่งขัน (Competitive Adventage) รวมทั้ง สร้างรายได้และกำไรมหาศาล



3. In what ways are personailization and customization provided?
    A: บริการที่หลากหลายของ Fedex ที่มีตั้งแต่บริการส่งของทั่วไป รับเป็นผู้ส่งสินค้าให้กับ Supply Chain ของบริษัท มีบริการขาย Hardware/Software ที่สนองความต้องการด้านการขนส่งให้แต่ละบริษัท ซึ่งช่วยลดต้นทุนให้กัีบลูกค้าภาคองค์กรธุรกิจ นอกจากนี้ Fedex สามารถทำให้ลูกค้าวางใจได้ด้วยบริการตรวจสอบสถานะของวัสดุที่ส่งได้อีกด้วย



4. What are the benefit to the customer?
    A: ประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับจาก Fedex มีดังนี้
        1. รายทั่วไป ทำให้ลูกค้าได้รับบริการที่รวดเร็ว เชื่อถือได้ และอยู่ในราคาที่สามารถรับได้
        2. ภาคธุรกิจ ช่วยลดต้นทุนการขนส่ง เพราะบริษัทไม่มีความจำเป็นจะต้องเสียค่าใช้จ่ายเพื่อให้มีการพัฒนาการขนส่งรวดเร็ว รวมทั้งการขนส่งสินค้าจะเป็นไปด้วยความรวดเร็ว และเชื่อถือไปอีกด้วย

น.ส. รชยา สุธีเชษฐ 5002460516

[AI613-Weekly Journal] Week 2: Understanding and Managing Information Technologies

Week 2: November 16, 2010

                ปัจจุบัน กระบวนการภายในธุรกิจกือบทั้งหมดมีระบบสารสนเทศเข้ามาเกี่ยวข้องแทบทั้งสิ้น เช่น ธุรกิจเครื่องสำอางค์ขายสินค้าผ่านทางอินเตอร์เน็ท เช็คสินค้าผ่านอินเตอร์เน็ทได้ เป็นต้น

ประโยชน์ของระบบสารสนเทศต่อธุรกิจ

- ทำให้ Business Process ทำงานได้คล่องขึ้น

- ทำให้เกิดความคิดใหม่ๆให้กับธุรกิจ

ความสัมพันธ์ระหว่าง Data, Information, Knowledge

                Data เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นจริง ไม่สามารถบอกอะไรได้ ไม่มีความหมายในตัวเอง ต้องผ่านกระบวนการประมวลผลเพื่อเป็น Information ซึ่งสามารถช่วยในการตัดสินใจ นำมาใช้ประโยชน์ต่อไปได้ และเมื่อนำ Information มาผ่านกระบวนการลองทำจริง วัดประเมินผล ทำให้กลายเป็น Knowledge

ระดับของ Information System

1 .Personnal and Productivity System

                ระบบสารสนเทศที่สร้างขึ้นเพื่อผู้ใช้งานส่วนบุคคล

2. Transaction Processing System

                ระบบสารสนเทศสำหรับการบันทึกข้อมูล (Data) ภายในองค์กรทั้งหมด เป็นระบบสารสนเทศที่มีอยู่เกือบทุกองค์กร ใช้งานมากที่สุด และมีความสำคัญมากที่สุด เป็นเป็นระบบที่เก็บข้อมูลทุกอย่างของทุกฝ่ายในองค์กรเอาไว้ เพื่อเอาไปใช้ประโยชน์ต่อไป เช่น แผนกบัญชีเก็บข้อมูลเอาไว้เพื่อทำงบการเงิน นำไปวัดประเมินผลการดำเนินงาน, แผนกจัดการทรัพยากรบุคคล เก็บข้อมูลพนักงานเอาไว้ เพื่อดูผลการทำงาน ถือเป็นจุดเริ่มต้นของ ระบบสารสนเทศ ทุกระบบ หากข้อมูลจาก TPS มีความผิดพลาด อาจส่งผลให้ข้อมูลที่ได้ใน ระบบสารสนเทศ ส่วนอื่นก็จะผิดพลาดไปด้วย

3. Functional and Management Information System

                ระบบสารสนเทศใช้ภายในหน่วยงานนั้นๆ ตัวอย่างเช่น

            - Management Information System (MIS) ระบบสารสนเทศสำหรับผู้จัดการระดับการ จุดประสงค์เพื่อนำข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลมาใช้เปรียบเทียบ และใช้ในการตัดสินใจ ซึ่ง Mระบบสารสนเทศ ทำเพียงแค่รายงานผลออกมา ไม่จำเป็นต้องมีฟังก์ชั่นมากจนเกินความจำเป็น ผลของ Mระบบสารสนเทศ นำมากจากข้อมูล TPS ซึ่ง ถ้าหาก TPS บันทึกข้อมูลผิดพลาด ก็จะทำให้ผลของ Mระบบสารสนเทศ ผิดพลาดตามไปด้วย

            - Decision Support System (DSS) ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ โดยนำวิธีการทางสถิติเข้ามาช่วย ทำให้ได้ข้อมูลที่มากกว่าการมองด้วยตาเปล่า แตกต่างกับ Mระบบสารสนเทศ ตรงที่ Mระบบสารสนเทศ เป็นการนำข้อมูลภายในองค์กรเพียงอย่าเดียวมาประมวลแสดงผลเท่านั้น ไม่ได้ทำการตัดสินใจเอง แต่ DSS นำข้อมูลจากภายนอกองค์กรมาประกอบ พร้อมทั้งทำการการตัดสินใจด้วย แต่ผลที่ออกมาไม่ได้หมายความว่า ถูกต้อง สมบูรณ์เสมอไป

            - Group Decision Support System (GDSS) ระบบสารสนเทศที่ช่วยในการแสดงข้อมูลต่างๆพร้อมกันทุกคนในที่ประชุม ซึ่งช่วยในการตัดสินใจที่เป็นกลุ่มมีประสิทธิภาพ และช่วยลดความขัดแย้งภายในการประชุม

            -Executive Support System (ESS) ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง นำข้อมูลมาจากภายนอกองค์กร(TPS) และ Mระบบสารสนเทศ แสดงผลการดำเนินงานที่เป็นกราฟ ดูง่าย มี dashboard ช่วยประหยัดเวลาในการอ่านข้อมูลของผู้บริหารที่ไม่ค่อยมีเวลาอยู่แล้ว

4. Enterprise System

                ระบบสารสนเทศที่มีการเชื่อมข้อมูลจากทุกส่วนภายในองค์กรหรือนอกองค์กร ตัวอย่างเช่น

            - Supply Chain Management System ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการบริหาร Supply Chain ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรทั้งสาย ตั้งแต่การนำวัตถุดิบเข้า การผลิต การส่งขายหรือส่งสินค้า.

            - Customer Relationship Management (CRM) ระบบสารสนเทศใช้ในการจัดการลูกค้า เพื่อสร้างความพึงพอใจทั้งลูกค้าใหม่ และรักษาลูกค้าประจำเอาไว้

            - Software at a service (SASS) หรือ Cloud Computing (การประมวลกลุ่มเมฆ)

            - Knowledge Management System ระบบสารสนเทศที่เก็บองค์ความรู้ต่างๆในองค์กร เพื่อให้สามารถแบ่งปันความรู้ให้กับบุคลากรในองค์กรทุกคน สามารถนำไปแตกยอดต่อ และรักษาไม่ให้ความรู้หายไปพร้อมกับพนักงานที่ลาออกไป รวมทั้งลดค่าใช้จ่ายในการ training พนักงานใหม่

5.Interorganizational System

                ระบบสารสนเทศที่เชื่อมข้อมูลหน่วยงานหรือองค์กรระหว่างประเทศ เช่น บริษัทมีสาขาอยู่ที่ต่างประเทศ เป็นต้น ตัวอย่างของระบบสารสนเทศ เช่น

            - Intranet ระบบอินเตอร์เน็ทภายในองค์กร

            - Extranet ระบบอินเตอร์เน็ทระหว่างองค์กร เป็น Network เชื่อมข้อมูลระหว่างองค์กร มีความปลอดภัยมากกว่า Internet

            - Collaboration and Comunication System ระบบที่ใช้สื่อสารกันภายในองค์กร ซึ่งรวมถึง E-mail, Instant Message(IM), Cell phones, Social networking, Wiki, Virtual world

6. Global System

                ระบบสารสนเทศที่เชื่อมกันทั่งโลก ใช้อินเตอร์เน็ทเป็นตัวกลาง เช่น

            - E-Business เช่น การซื้อขายออนไลน์ E-commerce

            - E-Government เช่น การซื้อทะเบียนเลขสวย หรือการเสียภีผ่านทางอินเตอร์เน็ท

7. Very Large and Special System

Information System Department

                หน่วยงานด้านระบบสารสนเทศในองค์กร เป็นหน่วยงานแนวนอนที่ช่วยสนับสนุนหน่วยงานอื่นๆภายในองค์กร ตำแหน่งสูงสุดของหน่วยงานนี้คือ Chief Information Officer (CIO) เป็นผู้บริหารที่ควบคุมดูแลด้านนี้โดยตรง บางครั้งเรียกว่า Chief Technology Officer (CTO) แต่อย่างไรก็ตาม บริษัทส่วนใหญ่ยังไม่ค่อยเห็นความสำคัญในหน่วยงานนี้สักเท่าไหร่

เพิ่มเติม

            - Web 2.0 : เป็น  www ที่มีผู้คนทั่วไปเป็นผู้สร้างสรรค์เผยแพร่ผลงานออกมา ไม่จำเป็นแต่ว่าฝ่ายบริษัทผู้ผลิตจะเป็นฝ่ายออกผลงานอย่างเดียวเท่านั้น ตัวอย่างเช่น Youtube,Twistter

            - Web 3.0 : Intelligent  web ที่ต้องการให้เกิดขึ้นจริง สามารถติดต่อกับคนได้ทั่วโลก โดยที่มีตัวช่วยในการแปลภาษา

          - Virtualization : ความพยายามที่จะทำให้ Server ของแต่ละ Software มารวมกัน ลดความซับซ้อนและยุ่งยากในการจัดการ

IT Hype Presentation

                1. กระดาษอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic paper or E-Paper) เทคโนโลยีที่แสดงผลเลียนแบบลักษณะการใช้หมึกพิมพ์บนกระดาษปกติ มีคุณสมบัติเหมือนกระดาษ สามารถบันทึกข้อความและภาพได้ มีความอ่อนตัวได้ แต่ ต่างจากกระดาษปกติที่สามารถลดแก้ใส่ข้อมูลใหม่ได้ ทำให้สามารถลดการใช้กระดาษได้

                2. Tablet PC คือ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ได้มีการพัฒนาให้มีขนาดเล็ก น้ำหนักเบา สะดวกในการพกพามากขึ้น ใช้ปากกา และลายมือการเขียนในการคีย์ข้อมูลลงคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างเช่น iPad

                3. Green IT (เทคโนโลยีสารสนเทศสีเขียว) แนวคิดในการบริหารจัดการและเลือกใช้เทคโนโลยีที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม ใช้ IT ภายในองค์กรโดยใส่ใจสิ่งแวดล้อม

น.ส. รชยา สุธีเชษฐ 5302110092

[AI613-Weekly Journal] Week 1: Why should you learn about Information Technology?

 Week 1: November 8, 2010

                ปัจจุบัน Information Technology (IT) และ Information System (IS) มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการใช้ชีวิตประจำวันของมนุษย์ จนแทบไม่สามารถแยกออกจากกันได้ อยู่ด้วยกันทุกที่ และทุกเวลา ตั้งเวลาตื่นจนกระทั่งเข้านอน IT&IS มีประโยชน์หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นทั้งทางด้านการใช้ชีวิตประจำวันที่สร้างความสะดวกสบายแก่มนุษย์ ด้านการติดต่อสื่อสารที่ทำให้ติดต่อกันได้อย่างไร้พรมแดน หรือ อย่างภาคธุรกิจองค์กรช่วยประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สามารถตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

                จากประโยชน์ต่อธุรกิจดังกล่าวนั้น ในปัจจุบันจึงมีหลายองค์กรที่นำ IT&IS เข้ามาใช้ในการดำเนินธุรกิจทั่วทุกแผนกภายในองค์กร เช่น แผนกบัญชี การเงิน การตลาด การผลิต หรือแผนกอื่นๆ ซึ่ง IT&IS เกี่ยวข้องกับทุกๆแผนก โดยที่ IT&IS จะเป็นตัวกลางเชื่อมทุกแผนกในองค์กร โดยช่วยในการบันทึกข้อมูลจากทุกฝ่ายและประมวลผลข้อมูล เพื่อสามารถดึงข้อมูลมาใช้ในการตัดสินใจ ข้อมูลที่ได้จะขึ้นอยู่กับความต้องการของแต่ละแผนกแตกต่างกันไป

                ถึงแม้ว่า IT&IS จะมีประโยชน์มากมายเพียงใด แต่ก็เป็นแค่เพียงเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนในการทำงานเท่านั้น ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถช่วยแก้ไขปัญหาได้ทุกอย่าง ขึ้นอยู่กับวิธีการใช้ประโยชน์ ดังนั้น ผู้ใช้จึงควรมีความรู้และทักษะการใช้ IT&IS ที่ดี นอกจากจะสามารถใช้เป็นและ ควรรู้ถึงระบบการจัดการของ IS อีกด้วย

                สำหรับผู้เชื่ยวชาญทางด้านบัญชี (Professional accounctants) ไม่ว่าจะเป็นผู้จัดการ ผู้ให้คำปรึกษา เป็นต้น มักจะต้องเกี่ยวข้องกับ IT&IS เสมอ เพื่อใช้ในการทำงาน หรือทำงานในท่ามกลางสภาพแวดล้อมที่มี IT&IS มาเกี่ยวข้อง และยังต้องพึ่งพา IT&IS เพื่อใช้ในการทำงาน ซึ่งผู้เชื่ยวชาญทางด้านบัญชีควรมีความสามารถในการตอบข้อสงสัยเกี่ยวกับ IT&IS และสามารถเข้าใจผลลัพธ์ที่ออกมาจาก IT&IS ว่าที่มาของข้อมูลเหล่านี้มาจากแหล่งได้ ได้มาอย่างไร และจะนำข้อมูลเหล่านี้ไปใช้ประโยชน์อย่างไร 


               การเริ่มนำ IT&IS เข้ามาใช้องค์กร อาจทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง วัฒนธรรม หรือสภาพแวดล้อมภายในองค์กร เช่น การสร้างฐานระบบข้อมูลภายในองค์กรที่ทำให้ข้อมูลที่ได้ และผลการประมวลข้อมูลนั้นรวดเร็วขึ้น ไม่จำเป็นต้องใช้บุคลากรมาก จึงอาจเกิดการลดพนักงานออก เป็นต้น

               การนำ IT&IS มาใช้เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางอ้อมเท่านั้น ไม่ได้ทำให้เกิดประโยชน์ต่อองคืกรโดยตรง เช่น การสร้างยอดขายให้สูงขึ้น รวมทั้งต้นทุนการนำ IT&IS มาใช้ค่อนข้างสูง เพราะเหตุนี้ จึงทำให้การวัดประเมินผลประสิทธิภาพจากการใช้ IT&IS เป็นไปได้ยาก รวมทั้ง สิ่งท้าทายอย่างหนึ่งของ IT&IS คือการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงรวดเร็วมาก จึงการลงทุนในด้าน IT&IS นั้นจึงค่อนข้างมีความเสี่ยง หากคาดการณ์แนวโน้มในอนาคตของ IT&IS ผิดพลาดไป อาจทำให้เกิดการ
ขาดทุนสูงได้

น.ส. รชยา สุธีเชษฐ 5302110092